Liebe Blogleserinnen,

liebe Blogleser,

Wer kennt es nicht? Auf dem Schreibtisch stapeln sich Akten, Notizzettel, Unterlagen und Ausdrucke, die zwar keiner mehr braucht, aber eben auch niemand entsorgt. Auf Dauer wird es nicht nur immer schwieriger, in diesem Chaos das wirklich Wichtige zu finden, sondern auch immer frustrierender, mit einem Chaos-Berg vor der Nase zu arbeiten. Da hilft nur eins: Aufräumen, optimieren und strukturieren, aber richtig! Dann klappt es auch wieder mit der Kreativität.

Die nachfolgenden fünf Tipps verraten Dir, wie du schnell, effektiv und dauerhaft für mehr Übersicht und mehr Ordnung am Arbeitsplatz sorgst, um deine Arbeitszeit möglichst effektiv nutzen zu können.

1. Gestalte einen Arbeitsplatz zum Wohlfühlen

Der effektivste Weg, um Stress abzubauen und anstehende Aufgaben mit Elan erledigen zu können, ist die Gestaltung eines Arbeitsplatzes mit Wohlfühl-Potential. Wenn sich zwischen alltäglichem Bürobedarf wie Ordnern, Stiften und dem Computer ein Familienbild, ein Poster, eine Figur oder vielleicht auch die Lieblings-Tasse befindet, hast Du im Laufe des Arbeitstages immer wieder positive Eindrücke, die motivieren. Übrigens: Bereits ein individuelles Hintergrundbild am Rechner kann für mehr Motivation und gute Laune sorgen – ein kleiner Trick, der in seiner Wirkung von vielen Arbeitnehmern oft unterschätzt wird.

2. Schluss mit der Post-Perfektion!

Der Hauptgrund, warum sich unbeantwortete Briefe auf dem Schreibtisch und eben solche Mails im Postfach anhäufen, ist der oftmals ausgeprägte Wunsch, diese Schreiben möglichst ausführlich zu beantworten. Weil dazu in aller Regel die Zeit fehlt, wird die Beantwortung aufgeschoben. Schluss damit! Beeindrucke dein Gegenüber lieber mit einer schnellen Antwort, als mit einem langen, ausgefeilten “Roman”. Die Reduktion auf das Wesentliche schafft Arbeit schnell vom Schreibtisch und aus dem Hinterkopf. Noch als kleiner Tipp gegen aus allen Nähten platzende Postfächer: Wenn du die Ablage für deine Post (oder sonstige Papiere, Aufgaben etc.) „flach hälst“, also beispielsweise in einem sehr kleinen Fach, passt automatisch weniger in die Ablage und zwingt dich dazu, den Stapel rechtzeitiger (und schneller) abzuarbeiten, damit neue Unterlagen einen Platz finden können!

3. Keine Angst vor der Ferne!

Dinge, die man ständig benötigt – wie beispielsweise einen Kugelschreiber oder den Notizblock – sollten selbstverständlich immer griffbereit liegen; das spart Wege und dadurch automatisch kostbare Zeit. Wichtig ist es, hierbei zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden, denn sonst findet sich das Wesentliche unter dem Berg an Akten und Blöcken nur schwerlich wieder. Deshalb gilt: je seltener man etwas benötigt, desto weiter kann es vom Schreibtisch weg gelagert werden. Das sorgt für einen klaren Blick, ausreichend Platz zum Arbeiten und eine angenehmere Atmosphäre.

4. Störungen ausfindig machen und verhindern

Findest Du immer wieder Akten auf deinem Schreibtisch, für die eigentlich der Kollege zuständig wäre? Bist Du immer wieder der Ansprechpartner bei Problemen anderer und sitzt am Ende umso länger an deiner Arbeit? All das sind typische Störquellen im Büro, die nicht nur Zeit kosten, sondern Abläufe im schlimmsten Fall komplett durcheinander bringen. Solche “Störungen” können am besten gefunden werden, in dem man sich über mehrere Wochen Notizen macht und diese für sich selbst auswertet. Abhilfe schafft häufig schon ein freundliches, aber bestimmtes “Nein” gegenüber der Kollegin, die nun gerne plaudern würde oder ein einfaches “Tut mir leid” zur Anfrage des netten Mitarbeiters, der seine Arbeit gerne weiterreichen würde. Wenn dies möglich ist, kann auch ein “Bitte nicht stören”-Schild an der geschlossenen Tür helfen, nicht in laufenden Kreativ- und Denkprozessen durch Störungen unterbrochen zu werden.

5. Regenbogen-Register

Farben sorgen nicht nur für mehr Freude im manchmal so grauen Arbeitsalltag, sie können diesen sogar effektiv vereinfachen. Verwende hierfür unterschiedliche Farben für unterschiedliche Aufgabengebiete, Kunden oder Projekte – das ideale System für klare Strukturen und eine perfekte Organisation. Werden allerdings alle Unterlagen zu beispielsweise einem Kunden, einem Projekt oder einem Zeitraum in Mappen der gleichen Farbe gesammelt, sind diese schnell auffindbar und einfach zuzuordnen. Notizen auf dazu farblich passenden Notizzetteln oder Trennblättern machen die Zuordnung auch nach spontanen Telefonaten und persönlichen Gesprächen schnell und einfach möglich.

Über die Gastautorin:

Katharina Ivanova

„Organisation und klare Strukturen sind das A und O für ein angenehmes Arbeitsklima und eine bessere Arbeitseffizienz. Wir bei KAISER+KRAFT geben dir als Arbeitnehmer, Unternehmer oder Selbstständiger alles an die Hand, was du für deinen ganz persönlichen, gut strukturierten Arbeitsplatz brauchst! Ich hoffe, dass dir meine Tipps gefallen haben und ein wenig Ordnung in das alltägliche Chaos bringen konnten.

Somit: Sei wer du bist, sei erfolgreich und gestalte dein Leben immer noch etwas besser.

Euer
KMU-Team
Katja Hofmann

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KMU- Konzepte mit Unternehmenserfolg, Katja Hofmann Marketingexpertin aus Stuttgart. Sie schreibt Bücher, entwickelt Seminare und ist gefragte Referentin für Zukunfts- und Unternehmensentwicklung. Der SWR bezeichnet sie als Expertin für sinnstiftendes Marketing. Die KMU-Hofmann ist der einzige auf Corporate Social Responsibility (unternehmerische Gesellschaftsverantwortung) spezialisierter Mittelstandsbetrieb in Deutschland, der mit dem Siegel “Top Consultant” 2013/14 ausgezeichnet wurde. Entscheidend für diese Auszeichnung ist eine kundengerechte, mittelstandsorientierte Beraterleistung.
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Fotos pixabay.com company-396708_1920, woman-214786_1280